MADDE 1- Veri Sorumlusunun Kimliği
6698 sayılı "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kısaca “Kanun” ve/veya “KVKK” olarak anılacaktır.) 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Söz konusu kanun kapsamında Şirketimiz MED Lojistik Anonim Şirketi (Kısaca “Şirket” olarak anılacaktır.) “Veri Sorumlusu” sıfatına sahip olup, bu sıfatın gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirmek için gerekli uyum çalışmalarını gerçekleştirmektedir. İşbu bilgilendirme, Şirket’in Kanun kapsamında Çalışanına (Stajyerleri de kapsamaktadır) /Aday Çalışanına (Aday Stajyerleri de kapsamaktadır) yönelik aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek üzere yapılmaktadır. İşbu Aydınlatma Metni gerekli olduğu durumlarda Şirket tarafından güncellenecektir.
Kanun kapsamında kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü veriyi kapsamaktadır. Kişisel verinin özel bir türü olan Özel Nitelikli Kişisel Veri, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri, biyometrik ve genetik verileri ifade eder.
Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
MADDE 2- Tarafımızca Toplanan Kişisel Verileriniz
Çalışanlarımızdan/Aday Çalışanlarımızdan, iş ilişkisi nedeniyle çeşitli bilgiler toplamaktayız. Tarafımızca toplanan söz konusu bilgiler, her şartta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda yer alan veri işleme ilke ve şartlarına uygun olarak toplanmaktadır. Sizlerden aşağıdaki “C” maddesinde açıklanan amaçlar kapsamında topladığımız bilgiler arasında şu hususlar yer alabilir:
» Kimlik Bilgileriniz: Adınız, soyadınız, T.C. Kimlik numaranız veya geçici T.C. Kimlik numaranız, doğum yeri ve tarihiniz, anne adı ve baba adınız, medeni haliniz, sağlık raporunuz, sosyal sigorta numarası, kan grubu, salgın hastalıklara karşı geliştirilen aşı sertifikaları ve belgeleri, aile durumunu gösteren belge, cinsiyetiniz, kan grubunuz ve sizi tanımlayabilecek diğer kimlik verileriniz,
» İletişim Bilgileriniz: Adresiniz, ikametgâh, telefon numaranız, elektronik posta adresiniz ve sair iletişim verileriniz,
» Diğer Bilgileriniz: Bonservis/hizmet/çalışma belgesi, adli sicil belgesi, özgeçmiş, askerlik durum bilgisi, engellilik bilgisi, engelli vergi muafiyeti kapsamında alınan bilgiler, sigorta bilgileri, konut ve kira bilgisi, yabancı dil bilgisi, öğrenim durumu, meslek bilgisi ve önceki adresi ve imza gibi veriler,
» Çağrı merkezi standartları gereği tutulan sesli görüşme kayıtlarınız ile elektronik posta, mektup veya sair vasıtalar aracılığı ile tarafımızla iletişime geçtiğinizde elde edilen kişisel verileriniz,
» Şirketimizde mevzuat gereği, ortak alanlarda sürekli kayıt halinde olan kamera kayıtlarından elde edilen ses ve görüntüleriniz,
» Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formlarında yer alan kişisel verileriniz,
» Adayların Şirket elektronik posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişlerinde yer alan kişisel verileri,
» Çeşitli sosyal medya kanalları üzerinden Şirket adına işletilen hesaplar kanallarından elde edilen kişisel verileriniz,
» Elektronik posta adresleri üzerinden yürütülen yazışmalar, gönderilen sms ve mmsler, bilgi formları da dâhil ve sair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim kanalları aracılığıyla elde edilen kişisel verileriniz,
» Referans kişiler aracılığı ile elde edilen kişisel verileriniz,
» Aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Şirket tarafından yapılan araştırmalardan elde edilen kişisel verileriniz.
MADDE 3- Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
4857 sayılı İş Kanunu ve 6698 Sayılı KVKK hükümleri uyarınca; veri sorumlusu olarak Şirket ile çalışan/aday çalışan arasındaki iş ilişkisi kapsamında alınan kişisel veriler aşağıda sayılan çeşitli amaçlar dâhilinde işlenmektedir:
» Kimlik doğrulama ve kayıt oluşturulması amacıyla,
» Aranan pozisyona uygun olup olmadığınızın tespiti ile uygun olmadığınıza karar verildiği takdirde benzer pozisyonlarda değerlendirmek amacıyla,
» Çalışanın istihdamı ile ilgili olarak yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,
» Çalışanlara maaş hesabı açılması, gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi, telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi, yemek kartı verilmesi, otomatik bireysel emeklilik işlemlerinin yerine getirilmesi amacıyla,
» İnsan kaynakları biriminin çeşitli uygulamaları amacıyla,
» Acil tıbbi müdahaleler amacıyla,
» Hastalık izinlerinin takibi ve izlenmesi veya çalışanın görevini yerine getirebilmesi için gerekli sağlık koşullarının takibi amacıyla,
» Çalışanın maaşına konulan maaş hacizlerinin takibi amacıyla,
» Şirket’in kalite, bilgi güvenliği ile gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi amacıyla,
» Şirket seyahatlerinin organize edilmesi amacıyla,
» Acil durumların varlığı halinde çalışanın kendi rızası ile verdiği kişiler ile iletişime geçilmesi amacıyla,
» Çalışan masraflarının hesaplanması amacıyla,
» İşe giriş ve çıkışların tespiti ve kontrolü amacıyla,
» Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması amacıyla,
» Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vs. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla,
» Performans değerlendirmesi yapmak ve ücret politikaları belirlemek amacıyla,
» Promosyonlar ve kampanyalardan faydalandırılması amacıyla,
» İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi amacıyla,
» Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin yerine getirilmesi amacıyla,
» KVKK’da belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,
» İşyeri Sağlığı ve Güvenliği mevzuatından kaynaklanan işyerinde İşveren yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve salgın hastalıklardan işyerinin ve çalışanların korunması için aşı, sosyal mesafe ve maske takma gibi gereken tedbirlerin alınması amacıyla,
ve bunlarla sınırlı olmaksızın kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tüm mevzuatlar) ve benzeri amaçlarla işlenebilecektir.
Verilerin işlenmesi sırasında, kişisel haklarınızın ihlaline izin verilmeyecektir.
MADDE 4- Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Şirket, çalışanların/aday çalışanların verilerini KVKK gereğince, aşağıda sayılan kanallar vasıtasıyla otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya dijital şekilde kanuna uygun olarak toplamakta ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlemektedir. Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilmektedir.
Kişisel verileriniz, Şirket tarafından daha iyi ve kaliteli hizmet verilebilmesi, ilgili kişinin aranan pozisyona uygun olup olmadığına karar verilebilmesi, istihdam ilişkisine dair soruların cevaplanabilmesi, Şirket faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve düzenlenebilmesi, performans değerlendirmesinin objektif şekilde yapılabilmesi, yasalardan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi, İş Güvenliği mevzuatına uyum sağlanması, kurumsal ve idari yönetimin sağlanması gayesi ile KVKK’nın 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.
KVKK’nın 5. Maddesinde belirtilen Kişisel Verilerin İşlenme Şartları aşağıda yer almaktadır:
(1) Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.
(2) Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
» Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
» Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
» Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
» Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
» İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
» Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
» İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
KVKK’nın 6. Maddesinde belirtilen Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları aşağıda yer almaktadır:
(1) Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.
(2) Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
(3) Birinci fıkrada sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
(4) Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.
İlgili maddeler gereğince açık rıza alınması gereken durumlarda açık rızanız alınmaktadır. Ancak 5. maddenin 2. Fıkrasında yazan şartlara uygun olması kaydı ile ilgili kişinin rızası alınmadan kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. İşbu amaçlarla toplanan kişisel verileriniz kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz, özlük bilgileriniz, gerekli olduğu kadarıyla sağlık bilgileriniz, aile bireyleri ve yakınlarının bilgileri, çalışma bilgileriniz, eğitim bilgileriniz, banka hesap numarası ve malvarlığı verisi gibi finansal bilgileriniz, teknik, görsel ve işitsel bilgiler, işyeri güvenliği amacıyla sabıka kaydı bilgileri, maaş haczi sebebiyle icra takibi bilgileri, araç takip ve lokasyon verileri, işe giriş-çıkış bilgileri, fiziksel mekan güvenlik bilgisi, referans bilgileridir.
Kanunların emredici hükümleri gereği gerçek kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel tutulması esastır. Bu nedenle, belirli zaman aralıkları ile çalışanlarımızdan kişisel bilgilerini güncellenmesi talep edilebilir. Çalışanlarında, bilgilerinde herhangi bir değişiklik olduğu takdirde söz konusu bilgileri İnsan Kaynakları Departmanına iletmeleri beklenmektedir. Şirket, hiçbir koşulda çalışan tarafından sunulan yanlış bilgiden sorumlu tutulamaz.
MADDE 5- Kişisel Verilerinizin Aktarılabileceği Kişi ve Kuruluşlar
İlgili mevzuat gereğince kişisel verileriniz fiziki ortamda ve/veya dijital ortamda sisteme kaydedilecek, saklanacak, sınıflandırılacak, işlenecek, aktarılacak, güncellenecek ve mevzuatın izin verdiği durumlarda Resmi Kurumların talebi halinde (Mahkemeler, Başsavcılıklar, Bakanlıklar, talep yetkisi olan tüm resmi kuruluşlar, vb. kurumlarla), talep kapsamı ile sınırlı olmak üzere paylaşılabilecektir.
Kişisel verileriniz, 6698 Sayılı Kanun ve diğer ilgili mevzuat kapsamında ve yukarıda belirtilen amaçlarla, talep kapsamı ile sınırlı olmak üzere;
» Maaş hesabı açılması amacıyla bankalarla,
» Gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi amacıyla araç kiralama şirketleriyle,
» Gerektiği durumlarda telefon hattı verilmesi amacıyla GSM operatörleriyle,
» Şirketin zorunlu bireysel emeklilik yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla bireysel emeklilik şirketleriyle,
» Yemek kartı verilmesi halinde yemek şirketleriyle,
» Acil tıbbi müdahaleler ile iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketleriyle, hastaneler ve sağlık kuruluşlarıyla,
» Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla tedarikçilerle ve çözüm ortaklarıyla,
» Gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetim firmaları ve bilgi güvenliği firmalarıyla,
» Şirket adına veri işleyen firmalarla,
» Faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, iş birliği yaptığımız yurt içi/yurt dışı kuruluşlar ve diğer 3. kişiler ile olası bir hukuki ihtilaf durumunda Şirket avukatlarımızla,
» Promosyonlar ve hediye verilebilmesi amacıyla ilgili iş ortakları ve tedarikçilerle,
» Rezervasyon/promosyon amacıyla yurtiçi/yurtdışı turizm ve/veya ulaşım şirketleri ve ilgili tedarikçilerle,
» Şirket tarafından kurulan ortak veri tabanının işlerliği açısından ilgili tedarikçilerle,
» Gerektiği durumlarda teslimat yapılabilmesi amacıyla kargo firmalarıyla,
» Çalışan hakkında referans talep eden kurum ve şirketlerle,
» Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarıyla, Kanunen açık rıza alınması gereken hallerde açık rıza alınarak (kanunen açık rıza alınması gerekli olmayan durumlar hariç olmak kaydı ile) ve kanun ile belirlenmiş koşullar çerçevesinde aktarılabilecektir.
MADDE 6- Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Kişisel verileriniz, iş akdiniz devam ettiği sürece yukarıdaki 3. Maddede belirtilen amaçlar doğrultusunda saklanacaktır.
Kanunen saklanması zorunlu olan kişisel verileriniz, sosyal güvenlik mevzuatı uyarınca iş akdiniz sona erdikten itibaren 10 (on) yıl boyunca saklanacaktır. Aday çalışan ile iş akdinin başlamaması durumunda kişisel verileri benzer pozisyonlarda değerlendirilmek amacıyla 2 (iki) yıl boyunca saklanacaktır. Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz Şirket tarafından veya talebiniz üzerine 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamındaki yöntemler ile silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir.
Kanunen işlenmesi gereken veriler haricindeki kişisel verilerin işlenmesi için verdiğiniz izni her zaman geri alabilirsiniz.
MADDE 7- Veri Sahibinin Hakları
KVKK kapsamında, kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
» Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
» Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
» Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
» Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
» Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
» Kişisel verinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
» Talebinizce düzeltilen ya da silinen bilgilerinizin, eğer aktarılmış ise kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
» İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
» Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Şirket, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Şirketimiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret talep edilecektir.
MADDE 8- Veri Güvenliği
Şirket olarak, kişisel verilerinizin korunmasına ve güvenliğine en üst düzeyde önem vermekte, bilgi güvenliği standartları ve prosedürleri gereğince alınması gereken tüm teknik ve idari güvenlik tedbirlerini almakta olduğumuzu, kişisel veri güvenliğinin ön planda olduğu bilinciyle hareket ettiğimizi, söz konusu güvenlik tedbirlerinin, teknolojik imkânlar da göz önünde bulundurularak her türlü muhtemel risk dikkate alınmak suretiyle uygulandığını, bu konuda gerekli tüm hassasiyetin gösterilmekte olduğunu belirtmek isteriz.
